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加强职业学校档案管理之我见

2017-06-06 09:05 来源:鲁网 大字体 小字体 扫码带走
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随着职业教育的快速发展和学校管理水平的日益提高,作为学校工作重要组成部分的档案管理,其作用日益凸显,特别是创建省级规范化学校和适应信息化发展趋势,对档案工作均提出新的更高要求。

  鲁网济宁6月6日讯 随着职业教育的快速发展和学校管理水平的日益提高,作为学校工作重要组成部分的档案管理,其作用日益凸显,特别是创建省级规范化学校和适应信息化发展趋势,对档案工作均提出新的更高要求。当前,加强和改进职业学校档案管理工作,应着重在机制、职责和保障方面下功夫。 

  健全工作机制。增强教职工的档案意识,是做好新形势下职业学校档案管理的工作基础。职业学校要通过年度工作会议、专业会议、培训等形式,加强对档案法规和上级会议精神的宣传,把档案工作与学校中心工作同部署、同安排、同检查。建立工作网络。形成校长重视、分管校长指挥、校办主任负总责、档案室具体抓的领导机制。确定兼职档案员。在专业管理人员的基础上,明确把各科室业务精、能力强的副主任或业务干事,确定为兼职档案员,使档案工作深入到教育教学和学校管理各个环节。动员全体教职工学积极参与。要通过努力,形成学校领导重视上下贯通、横向联系的工作网络。注重资料收集。学校档案形成于各职能科室的日常工作中,及时有效将各种资料收集起来,是做好学校档案工作的关键。专职档案管理员要明确阶段任务,安排兼职档案员及时有效收集。这些资料应该包括:学籍资料,教学和行政管理过程中的普通文书、电子课件、各种图表、教学评价和招生业分析资料,基础建设图纸等材料,还包括不同类型的影视片。加强督导考核。把档案工作纳入学校的考核范围,年终考核与平时考核相结合,形成一定的督导机制。把学校档案的收集、归档、管理情况,与有关人员的年度考核、职称晋升、岗位聘任联系起来,提高工作积极性,增强做好档案管理的责任心。 

  明确工作职责。推动学校档案管理工作规范发展,必须明确各有关人员的工作职责。 

  学校主要领导和分管校长的职责。学校校长对档案管理要与其他工作同等对待,对档案管理人员与一线教职工一视同仁。在重要会议和重大事项安排中,部署学校档案工作,并保障一定预算投入。分管校长要把档案管理作为重要工作内容,高度重视,在时间和精力分配上有一定保证。认真学习各级关于档案工作的法规和会议、文件要求,吃透上级文件精神。听取学校档案工作汇报,将上级会议和文件要求与本校实际相结合。支持综合档案室的合理化建议,帮助他们解决困难问题。分管校办主任职责。发挥在档案工作中的桥梁和纽带作用,积极为领导提出意见建议,起到决策参谋作用。制定年度档案管理计划目标,明确职责分工和具体措施,把各项任务要求转化为学校各科室和广大教职工的实际行动。为专职档案员出主意、想办法,把关定向。发挥主动作用,协调关系、统一思想、推动工作。档案室负责人的责任。档案室负责人是校办主任的助手,也是档案工作的实际负责人。树立全局观念,了解学校档案全宗和各门类档案的实际情况。钻研业务,成为单位档案业务的领军人物。发挥模范带头作用,团结带领专、兼职档案员完成学校档案管理任务。坚持守土的责,以强烈的事业心的责任感,争取本单位档案管理每年有变化、上台阶。专职档案员的职责。热爱档案工作,熟悉业务,爱岗敬业。有一定的知识面,对各有关工作有一定的了解。面对学校生活,要做到静得下心、坐得下来、钻得进去,把各项档案整理好、管理好、研究好。熟悉归档的档案,不仅做到管理有序,为调阅的师生提供热情、迅速、准确的服务和有效咨询。专业能力强,承担推进档案编研、信息化发展任务。兼职档案员的职责。具有较强的档案意识,愿为学校档案工作献计出力。发挥熟悉业务的优势,及时有效收集各类档案资料。负责做好各项资料的整理和分类,为专职档案员提供便利,并按要求完成阶段性档案工作任务。 

  提供可靠保障。配备必要设备,设立专门的档案室,配置现代化且满足需要的档案设施设备,特别是防火、防盗、防潮、防虫设备。要围绕档案管理各环节,配备必要的工具用品,及时补充所消耗品。当前,信息化成为档案管理发展主流,为此,要建设高标准的校园网络,实现网上化办公。要购置电子档案录入设备,包括照相机、摄像机、录音笔、扫描仪、打印机等。围绕电子档案资料,购置满足要求的电脑和管理软件,如图文处理软件、电子档案调阅软件等。根据电子档案易中毒、易损坏的特点,配备必要的杀毒程序和保存硬盘,努力实现本地储存、异地备份。加强科学管理。要适应档案管理信息化要求,改变传统手工为主的管理模式,将全部工作程序搬到网上。积极探索,在管理中逐步形成统一的电子档案标准,方便传输和保存、查阅。要明确档案的收集、整理和保存、调阅工作流程,逐步将档案工作推向制度化、规范化、现代化管理轨道。促进有效利用。档案的生命在于利用。在编写校史、学校年鉴和大事记时,开展大型基建时,发挥学校档案的史料作用。档案资料要向学校领导和重要科室开放,及时有效服务学校决策;定期向学校教职工及校园学生开放,服务教学工作,为职称晋升、个人成长提供资料,满足他们查阅自身成长历史的需要;要探索在一定程度上向社会开放,在更大范围服务社会、服务发展,更好地发挥档案资料不可替代的重要作用。 

  (作者:陈洪亮  汶上县高级职业技术学校)


初审编辑:孙诗梦
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